但据笔者了解，各地集中采购机构在制作标准化模板的过程中，不少单位将采用非招标方式的采购文件与采用招标方式的采购文件混为一谈，非招标方式的采购文件内也充斥着"招标"、"投标"等字眼，这样操作不仅容易造成采购人和政府采购供应商以及潜在供应商认识上的混乱，还会给政府采购组织实施工作的标准化带来负面影响。
根据《政府采购法》的规定，政府采购方式可分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。
虽然《政府采购法》没有提出以上采购方式的采购文件的概念和区别，但通过《政府采购法》以及《政府采购货物和服务项目招标投标管理办法》可以看出，招标采购与非招标采购在采购文件内容、操作方式、程序上是完全不同的。
"招标文件"仅仅是指采用招标方式实施采购而编制的采购文件，并不包含采用非招标方式的采购文件，因此，非招标方式的采购文件内充斥"招标"、"投标"、"开标"、"评标"、"定标"等字眼十分不妥，其中采购机构从业人员应特别注意。
笔者以为，采用竞争性谈判、询价、单一来源采购方式的采购文件，可参考下表对其有关内容进行进一步规范。
招标方式与非招标方式采购文件的"对应名词"表
| 采购 方式 序号 |
招标 | 竞争性谈判 | 单一来源采购 | 询价 |
| 1 | 招标文件 | 谈判文件 | 单一来源采购文件 | 询价文件 |
| 2 | 投标文件 | 谈判响应文件 | 单一来源采购响应文件 | 报价文件 |
| 3 | 招标人 | 采购人 | 采购人 | 采购人 |
| 4 | 投标人 | 竞争性谈判 供应商 |
单一来源采购供应商 | 报价供应商 |
| 5 | 投标截止时间 | 谈判截止时间 | 单一来源采购谈判截止时间 | 报价截止时间 |
| 6 | 投标保证金 | 谈判保证金 | 单一来源采购谈判保证金 | 报价保证金 |
| 7 | 投标费用 | 谈判费用 | 单一来源采购谈判费用 | 报价费用 |
| 8 | 投标报价 | 谈判报价 | 单一来源采购谈判报价 | 报价 |
| 9 | 投标货币 | 谈判货币 | 单一来源采购谈判货币 | 报价货帀 |
| 10 | 开标 | 谈判文件开启 | 单一来源采购谈判文件开启 | 报价文件开启 |
| 11 | 评标 | 谈判文件评审 | 单一来源采购响应文件评审 | 报价文件评审 |
| 12 | 定标 | 确定成交 供应商 |
确定成交供应商 | 确定成交供应商 |
| 13 | 中标候选人 | |||
| 14 | 中标人 | 成交供应商 | 成交供应商 | 成交供应商 |
| 15 | 废标 | 谈判废止 | 单一来源采购废止 | 询价废止 |
